Einkäufe und Wareneingänge erfassen

Admin

Einen Lieferanteneinkauf erfassen; der Wareneingang aktualisiert Bestand, Kosten (gewichteter Durchschnitt) und Vorsteuer.

Präsentation

Ein Einkauf erfasst, was Sie bei einem Lieferanten bestellen und erhalten. Er ist der Eingangspunkt Ihrer Ware in der Anwendung.

Wichtig zu verstehen: Ein Einkauf fügt KEIN neues Produkt hinzu, sondern BESTAND zu einem bereits in "Produkte" vorhandenen Produkt. Sie legen das Produkt also einmal an und kaufen es dann beliebig oft bei jedem Lieferanten.

Beim Wareneingang geschehen drei Dinge automatisch: (1) der Produktbestand steigt; (2) die tatsächlich gezahlten Kosten fließen in den gewichteten Durchschnittspreis ein, der dann zur Berechnung Ihrer Marge dient; (3) die an den Lieferanten gezahlte Steuer wird als Vorsteuer erfasst (sie wird von der auf Ihren Verkäufen erhobenen Steuer abgezogen).

Lebenszyklus eines Einkaufs: Er wird zuerst als "Entwurf" angelegt (noch änderbar) und dann auf "Empfangen" gesetzt, wenn die Ware eintrifft. Dieser Wechsel zu "Empfangen" löst den Bestandseingang und die obigen Berechnungen aus.

Zugang

Administrator-Dashboard, Bereich Einkauf, Karte "Einkäufe".

Oberfläche

Einkaufsliste mit Status: Filter nach Lieferant, Zeitraum und Status (z. B. Entwurf).
Neuer Einkauf: Einen Einkauf erfassen (Lieferant, Produkte, Mengen, Preise).
Produktfeld (Suche nach Name): Tippen Sie in jeder Zeile auf das Produktfeld: Ein Suchfenster öffnet sich. Geben Sie den Produktnamen ein und wählen Sie es aus der Liste (mit Bild, Preis und Bestand). Sie müssen keine Nummer kennen.
Barcode-Scan (Scanner oder Kamera): Scannen Sie den Barcode eines Produkts: Es wird automatisch zu den Zeilen hinzugefügt. Erneutes Scannen desselben Produkts erhöht die Menge. Die Kamera-Schaltfläche oben rechts ist für Geräte ohne Scanner. Die Einkaufskosten müssen weiterhin manuell eingegeben werden (der Scan kennt sie nicht).

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Aktion: Stellen Sie zuerst sicher, dass das Produkt in "Produkte" existiert. Falls nicht, legen Sie es zuerst an (ein Einkauf fügt kein Produkt hinzu, sondern Bestand zu einem vorhandenen Produkt). Ergebnis: Das Produkt ist in der Suche des Einkaufsformulars auffindbar.
Aktion: Öffnen Sie "Einkäufe" und tippen Sie auf "Neuer Einkauf". Ergebnis: Das Einkaufsformular öffnet sich mit einer ersten leeren Zeile.
Aktion: Wählen Sie den Lieferanten aus der Liste (nur aktive Lieferanten erscheinen). Ergebnis: Der Lieferant ist dem Einkauf zugeordnet.
Aktion: Fügen Sie die Produkte hinzu: entweder durch Tippen auf das Produktfeld und Suche nach Name, oder durch direktes Scannen des Barcodes (das Produkt fügt sich selbst hinzu). Ergebnis: Jedes Produkt erscheint in einer Zeile.
Aktion: Geben Sie pro Zeile die empfangene Menge und die tatsächlichen Stückkosten (netto) an den Lieferanten ein. Der Steuersatz ist bereits mit der Standard-Steuer Ihres Unternehmens vorausgefüllt: ändern Sie ihn nur, wenn dieser Artikel einen anderen Satz hat. Ergebnis: Die Summen (netto, Steuer, brutto) werden vom Server berechnet; Sie müssen nichts rechnen.
Aktion: Speichern Sie den Entwurf und setzen Sie den Einkauf auf "Empfangen", wenn die Ware eintrifft. Ergebnis: Beim Wareneingang steigt der Bestand automatisch, der Durchschnittspreis wird aktualisiert und die Vorsteuer wird erfasst. Prüfung: Prüfen Sie die empfangenen Mengen gegen den Lieferschein und den neuen Bestand in "Produkte".

Beispiele

[einfach] Wiederauffüllung: Ein Produkt ist leer: Sie legen einen Einkauf beim Lieferanten an, und beim Wareneingang steigt der Bestand über die Schwelle.

[mittel] Wareneingang per Scan: Die Lieferung trifft ein: Sie öffnen "Neuer Einkauf", wählen den Lieferanten und scannen jeden Artikel nacheinander. Jeder Scan fügt das Produkt hinzu; scannen Sie dasselbe zweimal, wird die Menge 2. Danach geben Sie die Kosten ein und buchen den Wareneingang.

Sonderfälle

Das Produkt muss VOR dem Einkauf existieren. Wenn Sie es in der Suche nicht finden, ist es noch nicht angelegt: legen Sie es zuerst in "Produkte" an.

Dasselbe Produkt zweimal zu scannen fügt keine zwei Zeilen hinzu: Die Menge der vorhandenen Zeile wird einfach erhöht.

Der Scan füllt die Einkaufskosten nicht vor (der Server liefert die Kosten aus Gründen der Margen-Vertraulichkeit nicht über den Scan-Pfad). Sie geben die realen Kosten manuell ein.

Solange der Einkauf ein "Entwurf" ist, hat er keine Auswirkung auf den Bestand. Die Auswirkung erfolgt erst beim Wechsel zu "Empfangen".

Die Steuer jeder Zeile wird mit der Standard-Steuer des Unternehmens vorausgefüllt (in Einstellungen > Unternehmen festgelegt). Sie können sie zeilenweise ändern, wenn ein Artikel einem anderen Satz unterliegt. Zum vollen Verständnis siehe den Artikel "Mehrwertsteuer verstehen".

Fehlermeldungen

Bitte Produkt auswählen.

Ursache: Eine Einkaufszeile hat kein ausgewähltes Produkt. Lösung: Tippen Sie auf das Produktfeld der Zeile und wählen Sie ein Produkt (per Name oder Scan) oder entfernen Sie die leere Zeile.

Bitte Lieferant auswählen.

Ursache: Es wurde kein Lieferant für den Einkauf gewählt. Lösung: Wählen Sie einen Lieferanten aus der Liste. Fehlt er, prüfen Sie, ob er in "Lieferanten" aktiv ist.

Produkt(e) nicht gefunden.

Ursache: Ein Produkt des Einkaufs wurde inzwischen gelöscht oder gehört nicht zu Ihrem Unternehmen. Lösung: Entfernen Sie die betroffene Zeile und wählen Sie ein vorhandenes Produkt oder legen Sie das Produkt in "Produkte" neu an.

Unbekannter Code (beim Scan).

Ursache: Der gescannte Barcode entspricht keinem Produkt Ihres Unternehmens. Lösung: Prüfen Sie, ob das Produkt existiert und sein Barcode in seinem "Produkte"-Datensatz hinterlegt ist.

Tipps

Geben Sie den realen Einkaufspreis ein: er fließt in Wareneinsatz und Marge der Buchhaltung ein.
Für einen schnellen Wareneingang scannen Sie die Artikel einzeln: So vergessen Sie nichts und vermeiden Tippfehler.