Rechnung manuell erstellen

Admin

Eine Rechnung direkt ausstellen ohne Kassenverkauf: Artikel, Kunde und Optionen eingeben, dann bestätigen.

Präsentation

Der manuelle Erstellungsbildschirm ermöglicht das Ausstellen einer Rechnung außerhalb des Kassenverkaufs. Nützlich für Dienstleistungen, spätere Rechnungsstellung oder Korrekturen.

Die erstellte Rechnung hat den Status ENTWURF. Der Server füllt die Unternehmensinformationen (Name, Adresse, MwSt., Logo) automatisch aus dem Konto. Sie geben sie nicht ein.

Zugang

Dashboard > Abschnitt Verkauf/Rechnungsstellung > Kachel 'Neue Rechnung'. Nur für Benutzer mit invoices.manage-Berechtigung zugänglich (Admin und autorisierte Manager).

Beschreibung der Oberfläche

Abschnitt Kunde: Schaltfläche zur Auswahl eines vorhandenen Kunden nach Name (über eine Suchauswahl), dann Felder für Name, Adresse und E-Mail. Wenn ein Kunde ausgewählt wird, werden seine Daten vorausgefüllt, bleiben aber bearbeitbar.
Abschnitt Artikel: Bearbeitbare Artikeltabelle. Jede Zeile enthält: Produktname (Pflichtfeld), Artikelnummer (optional), Menge, Einheitspreis netto, Rabatt %, MwSt.-Satz %. Zeilen-Netto- und Bruttobeträge werden in Echtzeit angezeigt.
Abschnitt Optionen: Währung (Liste der unterstützten Währungen) und globaler Rabattbetrag (wird auf den Bruttobetrag nach MwSt. angewendet).
Zusätzliche Informationen: Fälligkeitsdatum, Zahlungsbedingungen, Hinweise und rechtliche Angaben (alle optional). Diese Felder erscheinen auf der PDF-Rechnung.
Zusammenfassung: Vorschau der lokal berechneten Beträge (Netto-Zwischensumme, MwSt., Rabatt, Brutto-Gesamtbetrag). Hinweis: Endbeträge werden vom Server neu berechnet; diese Zusammenfassung ist unverbindlich.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Aktion: Öffnen Sie das Dashboard und tippen Sie auf die Kachel 'Neue Rechnung'. Ergebnis: Der Rechnungserstellungsbildschirm öffnet sich.
Aktion: Optional: Tippen Sie auf 'Kunden auswählen', suchen Sie nach Name und wählen Sie. Ergebnis: Kundenname, E-Mail und Adresse werden vorausgefüllt. Sie können sie bearbeiten.
Aktion: Tippen Sie auf 'Artikel hinzufügen'. Geben Sie Name, Menge, Netto-Preis und MwSt. für jede Zeile ein. Wiederholen Sie dies für jeden Artikel. Ergebnis: Jede Zeilengesamtsumme und die Zusammenfassung werden automatisch aktualisiert. Prüfung: Prüfen Sie, ob der Bruttobetrag mit Ihren Erwartungen übereinstimmt.
Aktion: Wählen Sie die Währung. Geben Sie ggf. einen Globalrabatt ein. Ergebnis: Die Zusammenfassung wird aktualisiert.
Aktion: Füllen Sie optionale Felder aus (Fälligkeitsdatum, Bedingungen, Hinweise, rechtliche Angaben). Ergebnis: Diese Informationen erscheinen auf der PDF-Rechnung.
Aktion: Tippen Sie auf 'Rechnung erstellen'. Ergebnis: Die Rechnung wird im Status ENTWURF erstellt. Sie werden zur Rechnungsliste weitergeleitet. Prüfung: Die neue Rechnung erscheint oben in der Liste mit dem Status 'Entwurf'.

Beispiele

[Simple] Dienstleistung ohne registrierten Kunden: Geben Sie den Namen der Kundengesellschaft manuell in das Namensfeld ein, fügen Sie eine Zeile 'Strategieberatung' mit 1.500 EUR netto, MwSt. 20% hinzu und bestätigen.

Sonderfälle

Wenn der Bruttobetrag negativ wird (Globalrabatt überschreitet das Total), lehnt der Server die Erstellung mit Fehler 400 ab. Korrigieren Sie den Rabatt.

Manuell erstellte Rechnung ist im ENTWURF. Um sie zu senden oder abzuschließen, öffnen Sie sie aus der Rechnungsliste.

Fehlermeldungen

Fügen Sie mindestens einen Artikel hinzu.

Ursache: Die Artikelliste ist leer. Lösung: Tippen Sie auf 'Artikel hinzufügen' und füllen Sie mindestens eine Zeile aus.

Negativer Gesamtbetrag.

Ursache: Der Globalrabatt überschreitet den Bruttobetrag. Lösung: Reduzieren Sie den Globalrabatt.

Tipps

Legen Sie Standardzahlungsbedingungen in den Unternehmenseinstellungen fest, um sie nicht bei jeder Rechnung neu eingeben zu müssen.
Standard-Rechtshinweise (Fußzeile) werden in den Unternehmenseinstellungen konfiguriert und automatisch vorausgefüllt, wenn vorhanden.