Enregistrer les achats et réceptions
Saisir un achat fournisseur ; la réception met à jour le stock, le coût (moyen pondéré) et la TVA déductible.
Présentation
Un achat enregistre ce que vous commandez et recevez d'un fournisseur. C'est le point d'entrée de votre marchandise dans l'application.
Point clé à bien comprendre : un achat n'ajoute PAS un nouveau produit, il ajoute du STOCK à un produit qui existe déjà dans "Produits". Vous créez donc le produit une seule fois, puis vous l'achetez autant de fois que nécessaire, chez n'importe quel fournisseur.
À la réception de l'achat, trois choses se font automatiquement : (1) le stock des produits augmente ; (2) le coût réellement payé alimente le coût moyen pondéré, qui sert ensuite au calcul de votre marge ; (3) la TVA payée au fournisseur est enregistrée comme TVA déductible (elle vient en déduction de la TVA que vous collectez sur vos ventes).
Cycle de vie d'un achat : il est d'abord créé en "Brouillon" (vous pouvez encore le modifier), puis passe en "Reçu" lorsque la marchandise arrive. C'est ce passage en "Reçu" qui déclenche l'entrée en stock et les calculs ci-dessus.
Accès
Tableau de bord administrateur, section Achats, carte "Achats".
Interface
- Liste des achats avec statut : filtres par fournisseur, période et statut (ex : brouillon).
- Nouvel achat : saisir un achat (fournisseur, produits, quantités, prix).
- Champ produit (recherche par nom) : sur chaque ligne, touchez le champ produit : une fenêtre de recherche s'ouvre. Tapez le nom du produit et choisissez-le dans la liste (avec image, prix et stock). Vous n'avez aucun numéro à connaître.
- Scan code-barres (douchette ou appareil photo) : scannez le code-barres d'un produit : il s'ajoute automatiquement aux lignes. Re-scanner le même produit augmente sa quantité. Le bouton appareil photo en haut à droite sert aux appareils sans douchette. Le coût d'achat reste à saisir à la main (le scan ne le connaît pas).
Procédure pas à pas
- Action : assurez-vous d'abord que le produit existe dans "Produits". Si ce n'est pas le cas, créez-le avant (un achat n'ajoute pas un produit, il ajoute du stock à un produit existant). Résultat : le produit sera trouvable dans la recherche du formulaire d'achat.
- Action : ouvrez "Achats" puis touchez "Nouvel achat". Résultat : le formulaire d'achat s'ouvre, avec une première ligne vide.
- Action : choisissez le fournisseur dans la liste déroulante (seuls les fournisseurs actifs apparaissent). Résultat : le fournisseur est rattaché à l'achat.
- Action : ajoutez les produits, soit en touchant le champ produit puis en cherchant par nom, soit en scannant directement le code-barres (le produit s'ajoute tout seul). Résultat : chaque produit apparaît sur une ligne.
- Action : pour chaque ligne, saisissez la quantité reçue et le coût unitaire réel (hors taxe) payé au fournisseur. Le taux de TVA est déjà pré-rempli avec la TVA par défaut de votre entreprise : modifiez-le uniquement si cet article a un taux différent. Résultat : les totaux (HT, TVA, TTC) sont calculés par le serveur, vous n'avez rien à calculer.
- Action : enregistrez le brouillon, puis passez l'achat en "Reçu" quand la marchandise arrive. Résultat : à la réception, le stock augmente automatiquement, le coût moyen est mis à jour et la TVA déductible est enregistrée. Vérification : vérifiez les quantités reçues par rapport au bon de livraison, et le nouveau stock dans "Produits".
Exemples
[simple] Réapprovisionnement : un produit est en rupture : vous créez un achat auprès du fournisseur, et à la réception le stock repasse au-dessus du seuil.
[intermédiaire] Réception au scan : la livraison arrive : vous ouvrez "Nouvel achat", choisissez le fournisseur, puis scannez chaque article au fur et à mesure. Chaque scan ajoute le produit ; si vous scannez deux fois le même, sa quantité passe à 2. Vous saisissez ensuite les coûts, puis vous réceptionnez.
Cas particuliers
Le produit doit exister AVANT l'achat. Si vous ne le trouvez pas dans la recherche, c'est qu'il n'est pas encore créé : créez-le d'abord dans "Produits".
Scanner deux fois le même produit n'ajoute pas deux lignes : la quantité de la ligne existante est simplement augmentée.
Le scan ne pré-remplit pas le coût d'achat (le serveur ne renvoie pas le coût sur le chemin du scan, pour des raisons de confidentialité de la marge). Vous saisissez le coût réel à la main.
Tant que l'achat est en "Brouillon", il n'a aucun effet sur le stock. L'effet ne se produit qu'au passage en "Reçu".
La TVA de chaque ligne est pré-remplie avec la TVA par défaut de l'entreprise (réglée dans Réglages > Entreprise). Vous pouvez la changer ligne par ligne si un article relève d'un taux différent. Pour tout comprendre, voyez la fiche "Comprendre la TVA".
Messages d'erreur
Conseils
- Saisissez le prix d'achat réel : il sert au calcul du coût des marchandises vendues et de la marge en comptabilité.
- Pour une réception rapide, scannez les articles un par un : c'est le moyen le plus sûr de ne rien oublier et d'éviter les erreurs de saisie.