Encaisser une vente
Constituer le panier, choisir le client, encaisser le paiement et remettre la facture.
Présentation
L'écran de vente est le cœur du travail du caissier : il sert à enregistrer les articles vendus, encaisser le paiement et remettre une facture au client.
Chaque vente met à jour le stock automatiquement et alimente l'historique, les rapports et la comptabilité.
Accès
Le caissier arrive directement sur l'écran de vente après connexion. L'administrateur l'ouvre via la carte "Ventes" de son tableau de bord.
Description de l'interface
- Zone produits / scan : permet d'ajouter des articles au panier : scan douchette automatique, bouton scan (caméra), ou recherche/sélection.
- Catégories (filtre + recherche) : liste des catégories pour filtrer les produits affichés. Une barre de recherche en haut permet de retrouver vite une catégorie par son nom (utile quand il y en a beaucoup) ; touchez "Toutes les catégories" pour enlever le filtre.
- Panier : liste des articles avec quantité et prix. On peut ajuster les quantités ou retirer un article.
- Client (optionnel) : permet de rattacher la vente à un client (utile pour la facture par e-mail et la fidélité).
- Points de fidélité : si la fidélité est activée et qu'un client est sélectionné, on peut utiliser ses points en remise.
- Totaux (sous-total HT, TVA, total TTC) : récapitulent le montant à payer ; mis à jour automatiquement.
- Boutons "Encaisser" et "Enregistrer en devis" : Encaisser ouvre le paiement ; Enregistrer en devis met le panier de côté sans encaisser ni toucher au stock.
- Vider le panier : retire tous les articles pour recommencer.
Procédure pas à pas
- Ajoutez les articles : scannez-les (la douchette fonctionne sans bouton) ou recherchez-les. -> Chaque article apparaît dans le panier avec son prix. (Vérif : vérifiez les quantités et le total TTC.)
- Si besoin, sélectionnez un client et, le cas échéant, appliquez des points de fidélité ou une note. -> Le client et la remise éventuelle sont pris en compte dans les totaux.
- Touchez "Encaisser". -> La fenêtre de paiement s'ouvre avec le total à payer.
- Choisissez le mode de paiement (espèces, carte, virement) et, pour les espèces, saisissez le montant reçu. -> La monnaie à rendre est calculée automatiquement pour les espèces. (Vérif : vérifiez la monnaie à rendre avant de confirmer.)
- Touchez "Confirmer le paiement". -> La vente est enregistrée, le stock est mis à jour et la facture est générée.
- Remettez la facture : aperçu/impression, ou envoi par e-mail si le client en a un. -> Le panier est vidé et la caisse est prête pour la vente suivante.
Exemples
[Simple] Vente comptant : vous scannez 3 articles (total 12,50), le client paie 20 en espèces : la fenêtre affiche 7,50 à rendre. Vous confirmez et imprimez le ticket.
[Intermédiaire] Vente à un client avec facture par e-mail : vous sélectionnez le client, payez par carte, puis envoyez la facture par e-mail directement depuis la fenêtre de confirmation.
[Avancé] Vente avec points de fidélité : le client a des points : vous en utilisez une partie en remise (dans la limite du total), le reste est payé par carte.
Cas particuliers
Si vous fermez la fenêtre de paiement sans confirmer, le panier est conservé : vous pouvez reprendre.
La remise par points de fidélité ne peut pas dépasser le total de la vente.
Messages d'erreur
Conseils
- Scannez plutôt que de chercher à la main : c'est plus rapide et évite les erreurs de prix.
- Sélectionnez le client AVANT d'encaisser si vous voulez lui envoyer la facture par e-mail ou créditer sa fidélité.